Manual Del Digitador Derly: FORMACION TECNICA

CULTURA GENERAL

. Diosa de la belleza en Grecia?

-Afrodita

.Indios que reducen las cabezas?

-Jíbaros
.La capital del antiguo imperio egipcio fue?
-Menfis
.Orden de san juan bosco?
-Salesianos
.Jorge Eliécer Gaitán fue asesinado en el año?
-1948 del 9 de abril
.Ciencia que estudia los fósiles?
-Paleontologo
.Moneda de Panamá?
-Balboa
.La dama de las camelias en opera?
-Trabiata
.Movimiento literario que empezó Gonzalo Arango?
-Nadaísmo
.Santa patrona de los músicos?
-Cecilia
.Una obra de Vargas llosa es la tía Julia y el?
-Escribidor
.En este caballo cabalgo Alejandro Magno?
-Bucéfalo
.Jose y Benjamín fueron hijos de Jacob y?
-Raquel
.Evangelista torriceli fue el inventor del?
-Barometro

.Libro escrito por san Juan?
-Apocalisis
.Intrumento musical de cuerdas, de origen Ruso?
-Balalaica
.Unidad de corriente eléctrica?
-Amperio
.Idioma del Antiguo testamento?
-Arameo
.En la diplomacia, es el cargo más alto?
-Embajador
.Unidad monetaria de holanda?
-Florida

NORMAS PARA LA MESA

No tomar un trago de agua, vino o cualquier bebida con la boca llena
No utilizar demaciado la servilleta. Mantenerla sobre las piernas
No limpiar cubiertos,copas o vasos con la servilleta. Si hace falta, pedir que los cambien
No empuñarlos cubiertos; sostenerlos con naturalidad
No gesticular, jugar o accionar con los cubiertos en las manos
No hacer con los cubiertos sobre el plato, ni al masticar ni al beber del vaso o tomar la sopa
No mirar el contenido de las bandejas cuando lleguen a la mesa. Devorar los alimentos con la vista es de pésimo gusto y mala educación
En bufé, no servir grandes cantidades de comida hasta colmar el plato
No tomar con la cuchara o el tenedor grandes porciones de alimento; se corre el riesgo de derramar sobre el plato o salpicar a alguien
No tomar el cuchillo como una pluma de escribir
No apoyar el dedo índice sobre el lomo de la hoja del cuchillo
No comer con la punta del cuchillo
No comer con la boca abierta
No tratar de enfriar la sopa o cualquier otro alimento
No partir con el cuchillo los alimentos blandos: verduras, huevos, legumbres, macarrones, macarrones, espaguetis, canelones, frutas..., esto se hace con el tenedor
No dejar los cubiertos cruzados al terminar de comer ni para descansar en bocado en bocado
No desmostrar en agradecimiento con una comida en voracidad. Es una absoluta grosería
No tocar el plato con las manos.Sólo el de la sopa puede inclinarse ligeramente hacia el interior de la mesa
No comer el pan a mordiscos. Debe partirse en pequeños pedazos cada vez. Las galletas y tostadas sí se pueden morder, pero en pequeños bocados
No sostener el pan con el tenedor
No tratar de sibdividir porciones que vienen ya cortadas o arregladas
No levantar el dedo índice o el meñique al manejar los cubiertos o al llevar un vaso, taza o copa alos labios. Resulta muy cursi
No poner las manos encima del plato para impedir que repitan alguna porción o alimento
No rechazar alguna comida educiendo problemas de salud. El invitado educado come lom que lo sirvan, aunque no le guste
No iniciar comversaciones sobre temas desagradables
Evitar temas relacionados co la salud
No usar palillos
No retocarse en la mesa

NORMAS DE ETIQUETA PARA EL RESTAURANTE

Si la comida no corresponde con lom pedido, está fría o si no es del agrado, devolverla con descreción y cultura
Si se derrama algo, no limpiar la mesa; solicitar al camarero que lo haga. Mientras él llega, utilizar una servilleta
Si se cae un cubierto al suelo, no recogerlo, esto lo hace el camarero
Si en la mesa a sucedido un desastre porque algo se regó, debe pasarse a otra mesa, pero no llevar los platos ni la copa, esto lo hace el camarero
Actualmente, una mujer puede invitar a un caballero a un restaurante.Este caso, ella sugiere las comidas, pero siempre pide a su invitado que escoja las bebidas. A la hora de pagar, ella pide la cuenta y paga. Si lo prefiere puede levantarse para arreglar la cuenta en privado

PERFIL SECRETARIAL

OBJETIVOS A ALCANASAR

Identificar las exigencias y perfil solicitado por las empresas en la selección de aspirantes para ocupar un cargo secretarial
Reconocer la importancia de una excelente preparación académica que debe tener una persona para ocupar un cargo secretarial
Manifestar a través de su comportamiento y desempeño los conocimientos y actictudes aprendidos

INTRODOCCIÓN

Los avances tecnológicos en todos los campos y cada vez mayores retos empresariales, están demandando personal capacitado y calificado para desempeñarse eficientemente en las labores de oficina, pues por una parte no se dispone del tiempo necesario para hacer extensos procesos de inducción en área requerida y por la otra cada dia es mas urgente el incremento en los niveles de eficiencia y productiva.

por tanto las instituciones educativas necesitan, igualmente adaptar sus programas y modalidades de capacitación secretarial a estas circunstancias empresariales; este orden es muy común que se designen las ultimas etapas de escolaridad a una practica real, con base en convenios establecidos entre empresas e institucionales, para que los estudiantes se familiaricen con el trabajo y los procesos administrativos.

PREPARACIÓN ACADÉMICA

Es indispensable que la persona que desee desempeñarse como secretaria o secretario se preocupe por alcanzar un excelente nivel académico en áreas como lenguaje y comunicación, idiomas (especialmente ingles), redacción y admistración de documentos, toma y transcripción de dictados, técnicas de oficina, administración de recursos empresariales, manejo de clientes y ventas, y habilidades ejecutivas (liderazgo, organización de eventos, manejo del tiempo, toma de decisiones resolución de problemas, desempeño bajo presión, manejo de proridades), que le permitan alcanzar sus objetivos en el campo laboral.

Además de la preocupación académica es necesario hace énfasis en la urgencia del compromiso con la propia formación integral como ser humano. Hay que completar los conocimientos adqueridos, esforzándose por cultivar y desarrollar cualidades y habilidades personales, las cuales podemos clasificar en intelectuales, morales, sociales y físicas.

CUALIDADES INTELECTUALES

Conviene destacar las siguientes:

Cultura general: leer diarios, revistas y pulicaciónes en general, nacionales e internacionales, para estar informado sobre temas de actualidad
Conocimiento de los objetivos y misión de la empresa para la cual se trabaja
Capacitación y actualización profecional permanentes: renovar cambiar o evaluar los conocimientos adqueridos asistiendo a cursos, seminarios o congresos relacionados con su área
Capacidad de observación y actitud de memoria
Saber escuchar para comprender mejor y dar respuestas adecuadas
Concentración en las diferentes tareas que realizan
Actitud para desarrollar dos o más actividades simultáneamente
Iniciativa
Sentido común
Habilidad para seguir instruciones
Metas personales profecionales

CUALIDADES MORALES

Sobresalen en las siguientes:

Resonsabilidad
Entusiasmo
Discreción
Veracidad
Paciencia
Honradez
Lealtad
Sinceridad
Respeto
Eficiencia

CUALIDADES SOCIALES

Es importante destacar:

Capacidad para trabajaren equipo: alacazar objetivos mediante el trabajo conjunto
Capacidad para dirigir: distribuir tareas y coordinar el trabajo de personas que ésten a su cargo
Orden: en los documentos que se manejan, en los elementos que se utilizan, en el trabajo que se realiza, en la presentación personal y en el desarrollo de ideas
Habilidad para comunicarse efectiva y fácilmente, y alcanzar los objetivos propuestos
Simpatía y cortesia en el trato con las personas
Tacto y prudencia para manejar cualquier tipo de sitación que pueda presentar
Flexibilidad
Sentido del humos
Tolerancia
Estabilidad emocional
Solidaridad

CUALIDADES FISICAS

Conviene señalar las siguientes:

excelente presentación personal: ésta se refleja no sólo en el vestuario si no también en el estado de salud, el maqullaje que aplique, los accesorios que utilice y los modales que practique
Adecuada modulación de la voz
Agudeza visual
Coordinación de movimientos

RECOMENDACIONES PARA DESEMPEÑAR UN CARGO

Los diguientes factores contribuyen al éxito profecional

Feminidad, en las damas
Caballerocidad, en os señores
Manejo eficaz del tiempo
Organización del trabajo
Asertividad y eficiencia al comunicarse e interactuar
Constancia y perseverancia
Honestidad y horradez
Deseo de triunfar
Fe y confianza en si mismo
Optimismo en que todo saldrá bien
Creer que se es capaz y hacer todo lo posible por serlo
Modestia y seguridad
Tolerancia con las creencias y opiniones de los demás
Autodominio permanente
Servicialidad y gratitud

COMPORTAMIENTO EN LA OFICINA

El comportamiento en la oficina no debe ser diferente del habitual, ya que no se trata de asumir atitudes fingidas.Sin embargo, hay que tener en cuenta que:
El aspecto estético debe ser agradable, elegantey ordenado
El vestuario debe estar de acuerdo con el cargo, edad y aspecto físico
El maquillaje debe ser natural, agradable y discrecto
La afeitda debe ser diaria para lucir fresco y pulcro
El saludo a los compañeros de trabajo de trabajo debe darse al entrar y salir de la empresa, con cortesía y amabilidad, sin hacer visita en corredores u otras oficinas
Deben usarse los nombres pila anteponiendose el tratamiento social, para visitarse, compañeros y directivos de la empresa, nunca deben emplearse apodos, diminutivos, ni palabras "melosas" o "cariñosas"
Debe adoptarse permanentemente una postura adecuada
El arreglo personal no debe realizarse en la oficina
Se debe ser legal con la empresa, los jefes y los compañeros
No deben cooperarse para que crezca la línea secreta de noticias
Debe evitarse los rumores y los chismes de todo tipo
Muchas personas piensan, equivocadamente que la mejor manera de ascender es demeritando y perjudicando la labor de sus compañeros
No debe fumar en la oficina
No masticar chicle en la oficina
No deben utilizarsen expreciones, miradas, gestos no ademandes de mal gusto o doble sentido

EMPLEADO NUEVO

Cuando se ingresa a una empresa a trabajar, mantener una actitud dispuesta al aprendizaje de nuevos procedimientos, para tener en cuenta la mejor disposición de adaptación a los nuevos compañeros. Es conveniente tomar en cuenta las diguientes recomendaciones:

No presumir ni buscar lucirse
No comprar la nueva empresa con ninguna otra
No lamentarse de lo que se tenia en la empresa anterior
No aprender amistades demaciado pronto
No averiguar estado civil, sueldos, gustos preferencias extra laborales los jefes y compañeros
Tratar a los principales como nos gustaria sentirnos tratados en nuestros propios inicios

ALIMENTACIÓN EN LA EMPRESA

Si por razones de trabajo el secretario o la secretaria consume algun alimento en la empresa, de tener en cuenta las siguientes recomendaciones

No ingerir alimentos en el escritorio
No permitir que la hora de café interfiera con el trabajo
Ser limpio y ordenado
Observar buenos modales al comer
No prolongar el tiempo asignado a esta actividad, con la segunda taza, con una ración adicional de comida o sigarrillo
Cuando se asiste a un bufé, no llenar los platos con todos los alimentos que están disponibles, ni pedir al mesero que empaque lo que quedó en las bandejas para llevar
No estar mirando los platos de los compañeros de la mesa ni preguntarles si se van a comer todo ni pedirles que le pasen a su plato lo que dejaron
En ocasiones especiales, en algunas empresas, se comparten torta, helado, pudin o pastel. No pedir soble porción, ni adueñarse de la caja o la bandeja que contiene el producto, para empacar lo sobrante

TEMAS PARA CONSULTAR

En que consiste la nemotécnica
Qué relación existe entre ética y moral
A qué se refiere la ética secretarial
Cuales son las principales características de un lider

TEMAS A DESARROLLAR

Qué aspectos debe involucrar la formación integral de la secretaria
que cualidades (intelectuales, morales, sociales y físicas) consideras que posees y cuales no posees
De que manera vas a desarrollar aquellas cualidades (intelectuales, morales, sociales y físicas) que no posees haz un cronograma a desarollar
Menciona la cualidad imprescindible en las siguientes situaciones:

a) Manejar información confidencial
b) Manejar situaciones y clientes difíciles
c) Trabajar sin necesidad de supervisión
d) Defender el prestigio de la empresa
e) Ayudar a un compañero con exceso de trabajo
f) Disfrutar alguna situación jocosa
g) Hacer las cosas sin que nos ordenen
h) Responder con la verdad en todos nuestros actos
i) Utilizar el tiempo laboral en actividades de la empresa
j) Escuchar a los demás sin criticar

5. Que es la ética secretarial
6. Describe cuál es el actual perfil secretarial
7. Por qué escogiste la profesión secretarial
8. Da un concepto frente a:
a) Recomendaciones para desempeñar un cargo
b) Comportamiento en la oficina
c) Empleado nuevo
d) Alimentación en la empresa

1. ¿Que importancia tiene la voz en la secretaria?

R/ Por ser un aparato telefónico una herramienta insustituible en el trabajo de una secretaria, su modulación y dicción deben ser para ella factores de gran importancia. La voz, además de proyectar una buena imagen de quien habla, contribuye a quien pueda presentar sus palabras en forma clara y presida. Como el teléfono es un aparato tan sensible, la secretaria debe darle a su voz un timbre y un claridad que le ayuden a evitar inconvenientes como distorsión o sobremodulación. El manejo de la voz obedece en gran medida a la disciplina y el interés en la pronunciación de las palabras para que sean percibidas por el interlocutor.

4. ¿Qué debe tenerse en cuenta para hablar en público?

R/ Primero que todo la expresión personal. Es importante expresar ideas claras y precisas, y no excederse en declaraciones que puedan oscurecer el texto de la exposición. Quiere decir que el lenguaje debe ser directo. Tambien es importante que al iniciar, hable con seguridad y mantenga la mirada fija en el auditorio o en las personas que la escuchen. La buena imagen hablada es clave para lograr el éxito ante el auditorio.

5. ¿Cuáles son los errores mas frecuentes en la comunicación?

R/

*Inseguridad y falta de expresividad

*No compenetrarse en el tema de acuerdo con el interés del oro

*Expresiones rápidas y o mecánicas

* Interrumpir al interlocutor

*No preocuparse por el espacio de comunicación

*Movimientos de las manos agresivos o rutinarios

*No exponer ideas en la forma completa

* No hacer preguntas para medir la percepción del otro

*No cuidar el manejo de la voz

*No saber escuchar y no dar razones cuando es necesario hacerlo

*No crear empatía

*Usar palabras técnicas sin cuidar la capacidad de comprensión del que escucha

2. Mencione los ejercicios de dicción que deben hacerse con frecuencia

R/
*ejercicios cotidianos: Cantar, gritar, decir trabalenguas, aprender a mover la lengua apretándola primero sobre el paladar y después sobre la parte posterior de los dientes inferiores

*Lea un texto en voz alta: Ejercite la pronunciación exagerando las vocales. preocúpese de que todas las letras sean inteligibles. No deje caer el tono al final de las frases o de las palabras. Module de acuerdo con las pausas que están marcadas por los signos de puntuación; la coma produce una pausa breve, el punto y coma alarga un poco ala pausa, y en los puntos de pausa más larga

*Haga ejercicios de relajación muscular: Sentada o de pie, caer suavemente la cabeza. Relájese las mandíbula y habrá la boca procurando que no haya ningún esfuerzo. Con la mandíbula relajada, apriete la lengua sobre los dientes inferiores y diga "A"

*Ejercicios en la boca: Ábrala todo lo que sea posible y ciérrale de un solo golpe. Ábrala de nuevo y cierrela hacia la izquierda primero, y despulpes hacia la derecha.

*Ejercicio de la respiración: Son recomendables para los neófitos o personas con poca experiencia. La buena respiración ayuda a la voz y a la seguridad

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